Excel: Establecer el texto de ayuda para las celdas

En el caso de las tablas de Excel complicadas, debe describir los campos de entrada críticos. Un texto de ayuda para determinadas celdas ayuda al usuario si no tiene clara la entrada correcta.

Para configurar un texto de ayuda para las celdas

  1. Seleccione los campos que necesitan explicaciones.
  2. Ir a la pestaña Datos y allí en Comprobación de datos.

    Utilice el Comprobación de datos puede incluir mensajes de información.

  3. Aparece el diálogo para introducir las condiciones de entrada. Pero esto no es necesario en absoluto y en su lugar seleccione la pestaña Mensaje de entrada.
  4. Dale un título conciso y escribe una nota explicativa.

    En la pestaña mensaje de entrada definir el título y el texto.

  5. Si el usuario de su mesa se dirige a uno de los campos explicados de esta manera, la nota que introdujo aparece automáticamente.

    Así es como se muestra el texto de sugerencia en cuanto el cursor está en la celda.

Publicidad

Por qué los comentarios suelen ser la peor opción

A primera vista, el Comentario-es mucho más adecuada para este propósito, ya que permite añadir una observación a una celda.

Sin embargo, los usuarios inexpertos, en particular, no están familiarizados con esta función. Como en este caso el texto de ayuda sólo aparece cuando el cursor del ratón se desplaza sobre la celda, existe el peligro de que el usuario se pierda una ayuda importante.

La manera de Comprobación de datos en cambio, es «a prueba de idiotas», ya que el texto aparece en cualquier caso en cuanto el usuario se encuentra en el campo de entrada correspondiente.

Forzar al usuario a realizar entradas significativas

Las opciones de validación de datos les ofrecen medidas aún más estrictas que la simple visualización de un texto de sugerencia.

Si en la primera pestaña de Permitir la preferencia Cambiar cualquier valor permite obligar al usuario a introducir, por ejemplo, un número o una fecha. Además, el rango de valores también puede restringirse especificando un valor en el campo Datos un operador de comparación como entre y luego introduzca los valores deseados a continuación.

En el criterios de validez definir lo que el usuario puede introducir en el campo.

Si el usuario introduce un valor no válido, aparece un mensaje de error genérico de Excel en una ventana emergente.

Sin embargo, es aconsejable utilizar la pestaña Mensaje de error definir un mensaje separado explicando el problema.

Si se fuerza la entrada de un dato concreto, se debe especificar un texto de error individual si el usuario infringe la regla. Publicidad

Establecer una norma de validez suave

Normalmente, el mensaje de sugerencia aparece una y otra vez hasta que el usuario introduce un valor válido.

En algunos casos, sin embargo, puede ser útil indicar una violación de la regla, pero permitir que el valor no válido permanezca.

Para ello, cambie la configuración en Tipo de Stop a Advertencia o Información. Luego, en las opciones de la ventana de error, el usuario tiene la opción de continuar.

Quiere negar el acceso del usuario a ciertas áreas? A continuación, lea todo sobre las zonas celulares protegidas.