Programar con Excel: resaltar las citas con colores

Si quiere destacar las próximas citas en Excel, resulta útil un fondo de color graduado. Esto pondrá de relieve los acontecimientos más urgentes. Lea aquí cómo añadir esto fácilmente a su lista de citas.

Así se determinan los días hasta

  1. Observe la siguiente lista sencilla. En la columna A se introducen varios valores de fecha.

    Este es el punto de partida de su resumen de citas.

  2. En la columna B, junto a cada cita, cree una celda que determine el número de días pendientes hasta la fecha respectiva. Este es un buen punto de partida para la codificación por colores.
  3. Hay que calcular la diferencia entre la fecha introducida y la fecha de hoy. Para ello, escriba la siguiente fórmula en el campo B2: =A2-HEUTE()
  4. Como resultado, verá una fecha en el año 1900 en lugar de un número. Esto se debe a que Excel reformatea automáticamente el campo B2 como una fecha.
  5. Para cambiar esto, en la barra de menú cambie el formato de Fecha a Por defecto. Ahora se ve la diferencia deseada en días.
  6. Copie la fórmula y el formato en las celdas siguientes B2 moviendo el pequeño cuadrado en el marco de la celda desde B2 arrastrar hacia abajo.

    La lista se ha completado con una columna para los días hasta la fecha mencionada.

Ahora se obtiene la lista de días hasta la fecha correspondiente. Las cifras negativas significan que está vencido. Para una cita ya completada, esta visualización de un tiempo restante negativo es, por supuesto, poco atractiva. Por ello, en el siguiente paso se desactiva.

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Para marcar una cita como realizada

La columna C es para llevar las notas de las citas completadas. Para asegurarse de que una entrada aquí tiene efecto sobre el resto de la visualización en la columna B, añada una distinción de casos a la fórmula: Si C2 está vacío, el tiempo restante se calcula como antes; una nota en la columna C desactiva la visualización de los días restantes.

  1. Cambie la fórmula en B2 de la siguiente manera =IF(C2=»»;A2-TODAY();»»)
  2. Pruébalo y escribe en C2 » Para añadir «hecho» o «ok. La celda B2 ya no debe contener un valor numérico, sino que debe estar vacía.
  3. Ahora vuelve a hacer clic con el ratón en el pequeño cuadrado de la parte inferior derecha de la celda B2 marcada y lo arrastra hasta la última fila de la lista para multiplicar la fórmula modificada.

    Ahora la lista tiene la opción de almacenar una nota para las citas completadas,

Para destacar las próximas citas

Ahora seleccione las celdas con valores en la columna de los días restantes, es decir, de B2 a B7.

Ir al botón Formato condicional y seleccione Escalas de colores la primera entrada de.

Ahora la columna B ya está coloreada, pero sigue teniendo una base de cálculo incorrecta. Esto se debe a que Excel divide la lista de valores de los días restantes en valores mínimos y máximos en la configuración por defecto y asegura una distribución de color uniforme – pero usted puede mejorar esto con su propia regla para la coloración.

Por cierto: si es necesario, también puede introducir la semana natural correspondiente en sus tablas.

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Para establecer reglas individuales de coloración

Pero normalmente se tienen otros deseos, por ejemplo que todo lo que se vence hoy sea rojo. El amarillo es para las fechas que faltan 3 días.  Todo lo que se encuentra a 14 días o más en el futuro aparece en verde inofensivo. Ahora comunique esta regla a Excel:

  1. Para ello, deje marcadas las opciones B2 a B7 y vaya a Formato condicional a la entrada Gestionar las normas.
  2. Ahora debería ver un resumen de las reglas, que consiste en una sola entrada para la regla que creó anteriormente. Haga doble clic en esta entrada para cambiarla.
  3. Cambie los valores de los seis campos de entrada como se indica a continuación para obtener la coloración deseada:

    Utilice esta regla para destacar las próximas citas.

  4. Si confirma el cambio en la regla de formato y cierra la ventana de administración, Excel debería colorear las fechas como desee:

    Ahora puedes ver por la marca de color lo que está por venir.

Así se calcula con los días laborables

Debido al cálculo de la fecha en la fórmula anterior, la tabla no tiene en cuenta los fines de semana. Así que si su caso es sobre la finalización de proyectos, por ejemplo, estos números no le ayudarán mucho, pero necesita los días hábiles efectivos hasta la fecha de vencimiento.

Esto no es un problema en Excel. Sólo tienes que utilizar un método diferente para encontrar la diferencia de fechas. Utilice el Días laborables netos(), para contar en puros días laborables.

Aquí está la nueva fórmula completa para la celda B2: =IF(C2=»»;NETWORKINGDAYS(TODAY();A2);»»)

A continuación, copie de nuevo las fórmulas arrastrando el cuadrado hacia abajo para sustituir la primera versión del cálculo.

El método es similar al del consejo Cómo averiguar quién cumple años hoy en una lista de personas de Excel. Sin embargo, a diferencia de la lista de cumpleaños, las fechas no se repiten anualmente.

También puede descargar el ejemplo terminado.